Als uitzender of detacheerder wil je kort op de bal spelen en hierbij kunnen dashboards een krachtige rol spelen. Ze helpen je bij het monitoren van prestaties, sturen op KPI’s en het nemen van betere beslissingen. De kracht van een dashboard valt of staat met de actualiteit van de data. En dat brengt ons bij een vraag die veel recruitmentbureaus bezighoudt: hoe vaak moet je de data op je dashboard verversen?
In deze blog nemen we je mee door de verschillende opties voor dataverversing, leggen we uit wat technisch mogelijk is, en – belangrijker nog – wanneer je voor welke variant kiest. Zodat jij een bewuste keuze kunt maken die past bij jouw manier van werken.
Wat is data verversen bij dashboards?
Een dashboard is in de basis niets anders dan een visuele weergave van data. Maar die data moet natuurlijk ergens vandaan komen. In de arbeidsbemiddeling is dat meestal een ATS-systeem zoals OTYS, Bullhorn, Carerix, Tigris of RecruitNow. Daarnaast worden ook backofficesystemen zoals HelloFlex, Pivoton, AFAS of Easyflex gekoppeld, bijvoorbeeld voor informatie over uren, plaatsingen of omzet. Sommige organisaties combineren dit nog met tools als Google Analytics of marketing automation systemen.
Wat veel mensen niet weten: de data wordt niet rechtstreeks uit deze bronsystemen getrokken. Tussen het bronsysteem en het dashboard zit een zogenaamde ‘tussenlaag’: een datawarehouse. In dat datawarehouse wordt alle data uit de verschillende systemen verzameld, gestandaardiseerd en voorbereid voor visualisatie. Dit zorgt ervoor dat dashboards snel, betrouwbaar en schaalbaar blijven. En het geeft ruimte voor slimme berekeningen en historische vergelijkingen.
Het moment van verversing – dus het ophalen van nieuwe data – speelt zich af tussen het bronsysteem en het datawarehouse. Hoe vaak dat gebeurt, bepaalt hoe actueel je dashboardinformatie is.
Drie vormen van dataverversing: dagelijks, near realtime en realtime
Er zijn grofweg drie manieren waarop je de dataverversing kunt inrichten. Elk met z’n eigen voor- en nadelen:
Dagelijkse dataverversing: betrouwbaar en kostenefficiënt
- Veel ATS’en en backofficesystemen ondersteunen standaard datadumps voor dit doeleinde. Door hun omvang worden deze vaak slechts één keer per dag gemaakt.
- Voor trendanalyses is data tot en met gisteren vaak voldoende. Denk aan:
- De ontwikkeling van conversieratio’s.
- Vergelijkingen van instroom over weken of maanden.
- Het monitoren van klant- en kandidaattevredenheid op langere termijn.
Ongeveer 80% van de RecBi-klanten kiest voor deze oplossing
Near realtime verversen: dynamiek in de dag
Bij near realtime wordt de data automatisch opgehaald in een interval van 15 tot 60 minuten. Omdat de standaard datadumps vaak eens per etmaal worden aangeleverd door het bronsysteem, zijn er dus additionele koppelingen (bv. via de API) nodig om deze frequentie te realiseren. Deze variant vraagt daarom iets meer van je technische infrastructuur, maar geeft je ook een flinke voorsprong op het gebied van operationele sturing.
Wanneer is dit nuttig?
- Wallboards in de kantoortuin: Stel je voor: een groot scherm toont het aantal plaatsingen vandaag, live het aantal intakes of omzet per team. Zo’n wallboard werkt alleen als de data door de dag heen blijft veranderen. Near realtime is dan een must. (meer lezen over wallboards in de arbeidsbemiddeling? Lees: De kracht van wallboards in de arbeidsbemiddeling)
- Sturing gedurende de dag: Heb je KPI’s die per dag gehaald moeten worden (bijvoorbeeld: iedere intercedent doet minimaal vijf voorstellen per dag)? Dan wil je live kunnen zien waar je staat. Met near realtime updates kun je tijdig bijsturen in plaats van achteraf constateren dat de doelstelling niet is gehaald.
Let op: deze optie brengt extra kosten met zich mee. De koppelingen zijn intensiever en vragen meer onderhoud. Maar: als je dashboards echt ‘in de dag’ gebruikt, dan zijn die extra kosten vaak een no-brainer.
Volledig realtime verversen: zelden noodzakelijk
Bij realtime verversen worden wijzigingen in het bronsysteem direct zichtbaar op het dashboard. Hoewel dit technisch indrukwekkend klinkt, blijkt in de praktijk dat dit zelden écht noodzakelijk is.
Waarom?
- Het verschil met near realtime (max. 15 minuten vertraging) is in de praktijk vaak verwaarloosbaar.
- Realtime vraagt de meeste technische inspanning, met hogere kosten en meer risico op performanceproblemen.
- De meeste use cases in arbeidsbemiddeling vereisen geen seconde-tot-seconde updates.
Realtime synchronisatie zie je nog wel eens in interne rapportagetools van een ATS zelf, zoals simpele widgets of tellertjes. Ga je met historische vergelijkingen met veel filter mogelijkheden en data gegenereerd door 15+ gebruikers aan de slag, is dit niet meer toepasbaar.
Hoe maak je de juiste keuze?
Je keuze hangt volledig af van de rol van het dashboard binnen jouw organisatie:
Bedenk: actualiteit is belangrijk, maar meer is niet altijd beter. Frequent verversen is pas waardevol als het bijdraagt aan betere sturing of besluitvorming. Als dit niet het geval is, kun je het als uitzendbureau of detacheringsbureau beter achterwegen laten.
Frequent verversen is pas waardevol als het bijdraagt aan betere sturing of besluitvorming.
Conclusie: laat de dataverversing aansluiten op jouw gebruik
- Voor de meeste arbeidsbemiddelaars is dagelijks verversen meer dan voldoende.
- Heb je een operationele werkvloer waar snelheid telt? Dan biedt near realtime precies de juiste balans tussen actualiteit en haalbaarheid.
- En realtime? Dat is mooi op papier, maar zelden écht nodig.
Over de schrijver: Wouter Rosenkamp is mede-oprichter van RecBi, gespecialiseerd in dashboarding en BI binnen de arbeidsbemiddeling en recruitment.
