Gebruik je nog steeds Excel om stuurinformatie en KPI’s bij te houden? Hoewel het een goede aanvankelijke oplossing kan zijn, zijn er enkele risico’s verbonden aan het gebruik van Excel. In dit artikel willen we partijen in de arbeidsbemiddeling vijf goede redenen bieden om te overwegen te stoppen met het gebruik van Excel voor het beheren van hun KPI’s.
1. Tijdrovend proces
Dit vormt wellicht het meest voor de hand liggende nadeel van Excel-gebruik: het vergt aanzienlijk veel tijd. Bovendien is het een terugkerende en repetitieve taak die vaak als monotoon wordt ervaren. Zelfs als de dagelijkse of wekelijkse handmatige invoer niet al te belastend lijkt, kan het in de loop der jaren aanzienlijk veel tijd kosten om een Excel-bestand bij te werken. Laten we eerlijk zijn, hoeveel tijd besteedt jouw organisatie werkelijk aan het bijwerken van deze Excel-bestanden? Als je bestand in de loop der tijd groter wordt, zal Excel ook steeds trager reageren, waardoor het invoeren van gegevens steeds langer duurt.
2. Gevoelig voor fouten
Fouten maken is menselijk. Vooral bij repetitieve en monotone taken liggen fouten op de loer. Een cijfer kan verkeerd worden overgetypt of je kunt per ongeluk een groot blok gegevens één kolom te ver naar rechts plakken. Deze fouten kunnen onopgemerkt blijven. Dit kan ernstige gevolgen hebben voor de uiteindelijke resultaten. Een dergelijke fout kan ertoe leiden dat belangrijke beslissingen worden genomen op basis van onjuiste gegevens.
3. Uitbreiding is lastig
Soms is jaren geleden vastgesteld welke gegevens in het Excel-bestand moeten worden opgenomen en welke resultaten moeten worden gegenereerd. Na verloop van tijd verandert echter de behoefte aan gegevens, en wil je mogelijk nieuwe inzichten toevoegen. Het is zeer waarschijnlijk dat deze nieuwe inzichten gegevens vereisen die nog niet in je omvangrijke Excel-bestand staan. Het is dan praktisch onmogelijk om al deze gegevens met terugwerkende kracht toe te voegen. Dit betekent dat je beperkt wordt door keuzes die vele jaren geleden zijn gemaakt en dat je niet de flexibiliteit hebt om je dashboards aan te passen aan de veranderende gegevensbehoeften van de organisatie.
4. Beperkte visualisatie mogelijkheden
Wanneer alle gegevens in Excel zijn opgeslagen, is het mogelijk om enkele grafieken en cirkeldiagrammen te genereren om de gegevens te illustreren. Excel is een uitstekende spreadsheettool, maar het is geen dashboard-oplossing. Dit betekent dat het scala aan beschikbare visualisaties beperkt is, en dat je niet altijd de meest geschikte visualisatie kunt kiezen. Zeker wanneer dit complexere vraagstukken betreffen.
5. Gebrek aan interactiviteit
In Excel ontbeert interactiviteit. Dashboards roepen vaak nieuwe vragen op die dieper ingaan op de onderliggende gegevens. Stel dat je een trend in de data opmerkt, dan wil je wellicht begrijpen waarom deze trend zich voordoet. In Excel kun je niet eenvoudig doorklikken om de onderliggende gegevens gedetailleerder te onderzoeken, wat essentieel is om deze vervolgvragen te beantwoorden. Hierdoor blijf je oppervlakkig inzicht houden in wat de data probeert te communiceren, en benut je niet ten volle de toegevoegde waarde ervan. Dit is zonde! En als je echt een antwoord op die vervolgvragen wilt krijgen, vereist het enorm veel werk om de benodigde gegevens aan Excel toe te voegen (zie reden 3).
Wat is het alternatief?
Een alternatief is het gebruik van (online) dashboards die direct verbonden zijn met je systemen, zoals je ATS, backofficepakket, urenregistratietool, marketingpakket, enzovoort. Door deze gegevens real-time samen te brengen in een datawarehouse en ze visueel te presenteren met behulp van een dashboardtool zoals PowerBI of Tableau, haal je het maximale uit je data. Dus, laat Excel achter je en zet de stap naar de volgende fase van ‘data-driven’ werken, waardoor je organisatie naar een hoger niveau wordt getild!
Even sparren?
We hebben al talloze organisaties in de arbeidsbemiddeling bijgestaan bij hun overstap van Excel naar een online dashboardomgeving. Als je hierover wilt sparren, aarzel dan niet om contact met ons op te nemen of een demo aan te vragen. We staan klaar om met je mee te denken!
