De 7 Essentiële KPI’s voor Recruitment

In de wereld van recruitment is het cruciaal om inzicht te hebben in de effectiviteit van je wervingsprocessen. KPI’s, ofwel Key Performance Indicators, spelen hierbij een essentiële rol. Deze meetbare waarden helpen je om bottlenecks te identificeren, processen te optimaliseren en beter geïnformeerde beslissingen te nemen.

In deze blogpost bespreken we de 7 belangrijkste KPI’s voor recruitment. Deze KPI’s zullen je helpen om je wervingsstrategie te verbeteren en een optimale match tussen kandidaten en je organisatie te realiseren. Of je nu een ervaren HR-professional bent of net begint in recruitment, deze KPI’s zijn onmisbaar voor jouw succes.

1. Time to Fill

Time to Fill is de tijd die verstrijkt vanaf het moment dat een vacature wordt uitgezet tot het moment dat een kandidaat het aanbod accepteert. Deze KPI meet de snelheid en efficiëntie van het wervingsproces.

Waarom belangrijk om te meten?
Time to Fill is een cruciale KPI omdat het inzicht geeft in hoe efficiënt je wervingsproces verloopt. Een lange tijd om een positie te vervullen kan wijzen op inefficiënties in je processen, een tekort aan geschikte kandidaten, of problemen met je wervingsstrategie. Dit kan leiden tot hogere kosten en verloren productiviteit binnen de organisatie. Aan de andere kant kan een korte Time to Fill bijdragen aan een betere continuïteit en productiviteit, en het vermogen om snel te reageren op veranderende behoeften.

Als je gebruik maakt van een Applicant Tracking Systeem (ATS) is het meten van de time to fill een koud kunstje. Het ATS verzameld namelijk van zichzelf al de data die de basis hiervan zijn.

Door Time to Fill nauwkeurig te monitoren en optimaliseren, kun je ervoor zorgen dat je wervingsproces soepel verloopt en dat je organisatie altijd over de juiste mensen beschikt op het juiste moment.

2. Quality of Hire

Quality of Hire meet de waarde die nieuwe medewerkers toevoegen aan de organisatie, vaak geëvalueerd op basis van hun prestaties, retentie en culturele passendheid. Het is een maatstaf voor de effectiviteit van het wervingsproces in het selecteren van kandidaten die bijdragen aan de bedrijfsdoelstellingen.

Waarom belangrijk om te meten?
Een hoge Quality of Hire betekent dat de organisatie succesvol talent aan boord haalt dat presteert, blijft en past binnen de bedrijfscultuur. Dit leidt tot hogere productiviteit, betere teamdynamiek en uiteindelijk een positief effect op de bedrijfsresultaten. Aan de andere kant kunnen slechte hires leiden tot verhoogde kosten door verloop, verminderde productiviteit en negatieve invloed op de teammoraal.

Manieren om Quality of Hire te meten:

• Prestatiebeoordelingen: Gebruik regelmatige prestatiebeoordelingen om de bijdrage van nieuwe medewerkers te evalueren. Dit kan op basis van specifieke doelstellingen, projectresultaten of feedback van managers en collega’s.

• Retentiecijfers: Meet het percentage nieuwe medewerkers dat binnen een bepaalde periode, bijvoorbeeld een jaar, in dienst blijft. Een hoge retentie kan wijzen op een goede kwaliteit van hire.

• Cultural Fit: Beoordeel hoe goed nieuwe medewerkers passen binnen de bedrijfscultuur. Dit kan door middel van feedback van teamleden, managerbeoordelingen of enquêtes.

• Productiviteit: Analyseer de tijd die nieuwe medewerkers nodig hebben om volledig productief te worden en hun impact op de algehele productiviteit van het team.

• Feedback van medewerkers: Verzamel feedback van de nieuwe medewerkers zelf over hun onboarding-ervaring en hoe goed ze zich ondersteund voelen in hun rol.

Door de Quality of Hire te meten en te optimaliseren, kan je ervoor zorgen dat je niet alleen de juiste mensen aanneemt, maar ook dat deze medewerkers waarde toevoegen en bijdragen aan het succes van de organisatie.

Voor écht goede recruitment moet je verder kijken dan enkel het aannemen van kandidaten.

3. Cost per Hire

Cost per Hire is de totale kosten die verbonden zijn aan het aannemen van een nieuwe medewerker. Dit omvat alle wervingskosten, zoals advertenties, recruitersalarissen, reiskosten, achtergrondcontroles, en onboarding uitgaven.

Waarom belangrijk om te meten?
Cost per Hire is een essentiële KPI omdat het helpt bij het beheren van het wervingsbudget en het identificeren van kostenefficiënte wervingsstrategieën. Door inzicht te krijgen in de kosten die gepaard gaan met het aannemen van nieuw talent, kan een organisatie haar budget optimaliseren en de kosten-effectiviteit van haar wervingsprocessen verbeteren.

Voorbeelden van kosten die inbegrepen kunnen zijn:

• Advertentiekosten voor vacatures.

• Salaris en bonussen van recruiters.

• Kosten voor het gebruik van recruitment software en tools.

• Vergoedingen voor wervingsbureaus.

• Reiskosten voor kandidaten en recruiters.

• Kosten voor achtergrondcontroles en pre-employment tests.

• Onboarding kosten, zoals trainingen en inwerkprogramma’s.

Door de Cost per Hire nauwlettend in de gaten te houden en strategische aanpassingen te maken, kan je de wervingskosten verminderen en tegelijkertijd de kwaliteit van de aanwervingen waarborgen. Dit draagt bij aan een kostenefficiënt en effectief wervingsproces.

Neem in je ‘cost per hire’ niet enkel de kanaalkosten mee, maar ook bijvoorbeeld salarissen van recruiters.

Weten waarom wij in sommige gevallen liever sturen op ‘Cost per qualified applicant’ i.p.v. cost per hire? Lees onder blog hierover: Waarom als Recruitment Marketeer sturen op CPQA boven CPH?

4. Offer Acceptance Rate

De Offer Acceptance Rate (OAR) is het percentage van de kandidaten die een jobaanbod accepteren ten opzichte van het totale aantal aanbiedingen dat wordt gedaan. Deze KPI geeft inzicht in hoe aantrekkelijk je aanbod en organisatie zijn voor potentiële werknemers.

Waarom belangrijk om te meten?
Een hoge Offer Acceptance Rate duidt erop dat de voorwaarden van het aanbod en de perceptie van de organisatie positief zijn voor kandidaten. Het helpt bij het minimaliseren van het aantal openstaande vacatures en versnelt het wervingsproces. Een lage OAR kan wijzen op problemen zoals concurrerende aanbiedingen, onvoldoende salarissen, of een negatieve indruk van de organisatie tijdens het sollicitatieproces.

Door de Offer Acceptance Rate nauwlettend in de gaten te houden en gerichte verbeteringen door te voeren, kun je ervoor zorgen dat meer kandidaten je aanbiedingen accepteren. Dit resulteert in een efficiënter wervingsproces, snellere vervulling van vacatures en uiteindelijk een sterker en stabieler personeelsbestand.

5. Candidate Satisfaction

Candidate Satisfaction meet de tevredenheid van kandidaten met het wervingsproces, van de eerste sollicitatie tot de uiteindelijke beslissing. Deze KPI geeft inzicht in hoe kandidaten je organisatie en het sollicitatieproces ervaren.

Waarom belangrijk om te meten?
Candidate Satisfaction is cruciaal omdat het direct van invloed is op je employer branding en het vermogen om talent aan te trekken. Een positieve ervaring kan leiden tot aanbevelingen en een groter aantal toekomstige sollicitanten, terwijl een negatieve ervaring kan leiden tot reputatieschade en verlies van potentieel talent.

Gebruik enquêtes en feedbackformulieren om directe input van kandidaten te krijgen. Vraag naar verschillende aspecten van hun ervaring, zoals de duidelijkheid van de vacature, de communicatie met recruiters, de snelheid van het proces, en de algehele professionaliteit.

Het monitoren en verbeteren van Candidate Satisfaction helpt niet alleen om een positieve indruk achter te laten bij potentiële medewerkers, maar draagt ook bij aan de algehele reputatie van je organisatie als een aantrekkelijke werkgever. Door continu feedback te verzamelen en verbeteringen door te voeren, kun je een wervingsproces creëren dat zowel effectief als kandidaatvriendelijk is.

6. Source of Hire

Source of Hire is de KPI die bijhoudt uit welke kanalen en bronnen je nieuwe medewerkers afkomstig zijn. Dit kunnen interne bronnen zijn zoals vacaturesites, wervingsbureaus, sociale media, en doorverwijzingen van medewerkers.

Waarom belangrijk om te meten?
Het kennen van de Source of Hire helpt je te begrijpen welke wervingskanalen het meest effectief zijn en welke het meeste rendement opleveren. Dit inzicht kan je helpen om je wervingsstrategieën te optimaliseren, de kosten te verlagen en de kwaliteit van de aanwervingen te verbeteren. Het stelt je in staat om middelen en inspanningen te richten op de meest productieve wervingskanalen. d

Kijk hierbij niet alleen naar welke kanalen de meeste kandidaten oplevert, maar ook naar de kosten van het betreffende kanaal. Kanalen die duur zijn, mag je meer van verwachten. Ook is niet alleen de kwantiteit, maar ook de kwaliteit van belang. Wij adviseren ook het aantal ‘gekwalificeerde kandidaten’ te meten per kaneel. Dit zijn bijvoorbeeld kandidaten die voor een kennismaking uitgenodigd zijn.

Het bijhouden en analyseren van de Source of Hire geeft je waardevolle inzichten in waar je de beste kandidaten vindt en hoe je wervingsinspanningen kunt optimaliseren. Door te focussen op de meest effectieve bronnen, kun je de kwaliteit van je aanwervingen verhogen en tegelijkertijd de kosten verlagen, wat leidt tot een efficiënter en succesvoller wervingsproces.

7. Retention Rate

Retention Rate meet het percentage nieuwe medewerkers dat gedurende een bepaalde periode, bijvoorbeeld een jaar, in dienst blijft. Deze KPI geeft inzicht in hoe goed je organisatie in staat is om nieuwe aanwervingen vast te houden en te integreren in de bedrijfsstructuur.

Waarom belangrijk om te meten?
Een hoge Retention Rate wijst op een succesvol wervings- en onboardingproces en een positieve werkomgeving. Het vermindert de noodzaak voor herhaalde wervingsinspanningen en de bijbehorende kosten, en zorgt voor continuïteit en stabiliteit binnen teams. Een lage Retention Rate kan duiden op problemen zoals een slechte cultural fit, onvoldoende onboarding, of arbeidsomstandigheden die verbetering behoeven.

Het monitoren van de Retention Rate is essentieel voor het begrijpen en verbeteren van de lange termijn effectiviteit van je wervingsproces. Door gericht te werken aan de factoren die bijdragen aan een hoge retentie, zoals effectieve onboarding, ondersteuning en loopbaanontwikkeling, kun je ervoor zorgen dat je nieuwe medewerkers zich gewaardeerd en tevreden voelen, wat leidt tot een stabiele en productieve werkomgeving.

Hoe deze KPI’s elkaar beïnvloeden

Alhoewel deze KPI’s ieder los staan en ander gemeten worden, beïnvloeden ze elkaar wel. Een positieve uitwerking op één vlak, vertaald zich ook vaak naar positieve ontwikklingen binnen de andere KPI’s. Bijvoorbeeld:

• Time to Fill en Cost per Hire: Een kortere Time to Fill vermindert wervingskosten door efficiëntere processen en minder uitgaven aan advertenties en recruitersalarissen.
• Quality of Hire en Retention Rate: Een hogere kwaliteit van aangenomen medewerkers leidt tot betere retentie, omdat goed presterende en cultureel passende medewerkers langer blijven.
• Candidate Satisfaction en Offer Acceptance Rate: Positieve kandidaatervaringen verhogen de kans dat aanbiedingen worden geaccepteerd, wat leidt tot een hogere Offer Acceptance Rate en snellere vervulling van vacatures.
• Source of Hire en Cost per Hire: Het identificeren van effectieve wervingskanalen helpt de kosten per aanwerving te verlagen en versnelt het wervingsproces.

Variaties tussen afdelingen, vakgebieden en functies

KPI’s in het recruitmentproces kunnen aanzienlijk variëren afhankelijk van de afdeling, het vakgebied of de functie waarvoor geworven wordt. Deze variaties bieden waardevolle inzichten en kunnen helpen bij het verder optimaliseren van het wervingsproces, voor dat specifieke segment.

Door deze KPI’s niet enkel op totaalniveau te bekijken, maar ook per dimensie (bv. afdeling, vakgebied, functie of regio), kan dit leiden tot diepere inzichten en meer gerichte verbeteringen:

• Gerichte Optimalisatie: Door te begrijpen welke KPI’s belangrijk zijn voor specifieke afdelingen of functies, kunnen recruiters hun strategieën aanpassen om efficiënter en effectiever te werven. Bijvoorbeeld, als de Time to Fill voor IT-functies te lang is, kunnen specifieke maatregelen worden genomen om dit proces te versnellen.
• Betere Budgetallocatie: Uitsplitsing van KPI’s helpt bij het toewijzen van budgetten aan de meest kritieke gebieden. Als blijkt dat de Cost per Hire voor senior managementposities hoog is, kan er meer budget worden gereserveerd voor deze wervingsinspanningen.
• Inzicht in Markttrends: Verschillen in KPI’s kunnen wijzen op bredere markttrends. Bijvoorbeeld, een lage Offer Acceptance Rate in een specifieke sector kan duiden op een competitieve arbeidsmarkt, wat aangeeft dat er aanpassingen nodig zijn in salarissen of arbeidsvoorwaarden.
• Verbeterde Candidate Experience: Door Candidate Satisfaction per functie of afdeling te analyseren, kunnen specifieke pijnpunten in het wervingsproces worden geïdentificeerd en aangepakt, wat leidt tot een betere ervaring voor alle kandidaten.

Conclusie

Het gebruik van KPI’s in recruitment is essentieel voor het optimaliseren van het wervingsproces en het aantrekken van kwalitatief hoogstaand talent. Door KPI’s zoals Time to Fill, Quality of Hire, Cost per Hire, Offer Acceptance Rate, Candidate Satisfaction, Source of Hire, en Retention Rate nauwlettend te monitoren en te verbeteren, kunnen organisaties efficiënter werken en betere resultaten behalen. Variaties in deze KPI’s tussen verschillende afdelingen, vakgebieden en functies bieden waardevolle inzichten die helpen bij gerichte optimalisatie en budgetallocatie. Uiteindelijk leidt dit tot een effectiever wervingsproces, hogere tevredenheid onder kandidaten en medewerkers, en een sterker, meer stabiel personeelsbestand.

Over de schrijver: Wouter Rosenkamp is mede-oprichter van Recbi, gespecialiseerd in dashboarding en BI binnen de arbeidsbemiddeling en recruitment.