Vind jij het belangrijk dat je een goed beeld hebt of jouw organisatie nog ‘on-track’ ligt om de gezette financiële doelstellingen te behalen? De ondernemers en managers die wij spreken wel. Het stelt ze in staat tijdig bij te sturen en betere beslissingen te nemen. Of om betere beslissingen te nemen over investeringen, verdere groei van het team, etc.
Dit inzicht verkrijgen is vaak lastig. De boekhouding kijkt namelijk alleen maar terug en zegt niets over de te verwachte omzet of marge voor de resterende maanden van het jaar. Laat staan over het volgende jaar. De boekhouding is de gebruikte methode om met terugwerkende kracht een heel jaar te evalueren, maar niet om in een lopend jaar de vinger aan de pols te houden.
ATS als bron
Omdat de behoefte toch ontstaat om deze informatie te verkrijgen, zien we regelmatig spreadsheets ontstaan die een schaduwboekhouding bijhoudt met de te verwachtte financiële resultaten in de toekomst. Om uiteenlopende redenen is dit niet verstandig. Lees ook 5 redenen waarom bureaus geen Excel meer moeten gebruiken voor stuurinformatie.
De gedachte is echter wel goed. De informatie die nodig is om een goede inschatting te maken waar je staat is er namelijk wel: in het ATS.
Geautomatiseerde Forecast
Het ATS is een gouden bron aan informatie, ook om een forecast te maken over financiële stand van zaken. In de praktijk implementeren we vaak 3 verschillende methodes van forecasting, afhankelijk van welke methode het beste bij de organisatie en de wensen past. Een combinatie van meerdere methoden in één forecast is ook mogelijk.
1. De gerealiseerde plaatsingen
Als een organisatie (voornamelijk) plaatsingen realiseert op basis van detachering/uitzenden, dan is dit een goede solide basis voor de forecasting. Iedere plaatsing heeft een verwachtte of ingeschatte looptijd, aantal gewerkte uren per week en een omzet, kostprijs en marge per uur.
Op basis van deze gegevens is een goede inschatting te maken over de omzet en marge die momenteel al ‘in de boeken staat’ voor de rest van dit jaar en wellicht ook al volgend jaar. Hierbij kan dan gecorrigeerd worden voor verzuim of andere redenen waarom wellicht niet altijd 100% van het verwachte uren gewerkt wordt.
2. De bemiddelingsfunnel
Naast de reeds gerealiseerde plaatsingen zit er ook waarde in de huidige funnel. Daaruit gaan bemiddelingen komen en op basis van historische gegevens kunnen we forecasten hoeveel dit er zullen zijn en hoeveel marge deze op zullen leveren. Deze kunnen ook meegenomen worden in de forecast. Hoe voorzichtig de forecast is, kunnen we per organisatie instellen.
Natuurlijk heeft deze wijze van forecasten een andere betrouwbaarheid dan de vorige methode, maar kan zeker iets toevoegen. De procedures die momenteel in de funnel zitten vertegenwoordigen nu eenmaal een waarde.
3. Historische performance
Een andere methode die gebruikt wordt is het forecasten op basis van voorgaande jaren. Hierbij kijken we naar de gerealiseerde resultaten uit voorgaande jaren en analyseren we de groei of krimp van het huidige jaar ten opzichte van deze voorgaande jaren. Op basis hiervan doen we dan een inschatting van de te verwachte resultaten.
De betrouwbaarheid van deze methode is ook minder hoog, maar het stelt je wel in staat een langere periode te voorspellen.
Real-time
De data onder de forecast is real-time. Iedere aanpassingen van jouw team in het ATS die invloed heeft op de forecast (nieuwe plaatsingen, opzegging, verlenging, tariefswijziging, etc.) wordt direct doorgevoerd. Zo heb je altijd een actueel inzicht in de te verwachtte resultaten.
Dit stelt jou in staat om meer bovenop de bal te zitten. Je weet exact hoe jullie ervoor staan, of bepaalde investeringen wel/niet gedaan moeten worden en of je wel of niet bij moet gaan sturen om de doelstellingen te behalen. Dit zonder extra werk of moeite; allemaal automatisch uit jouw ATS.
De forecast is eventueel ook te combineren met de gerealiseerde resultaten uit datzelfde jaar. Zo heb je altijd het meest accurate beeld van de stand van zaken: gerealiseerde resultaten over dat deel die we al kennen en een actuele forecast op basis van de laatste gegevens uit het ATS.
Even sparren of een demo?
Wij hebben al veel partijen binnen de arbeidsbemiddeling geholpen om een waardevolle forecast te bouwen. Mocht je hierover met ons willen sparren, neem dan contact met ons op of vraag een demo aan. We denken graag met je mee!
