Inzichtelijke rapportages voor Independent Recruiters
Als recruiter doe je er alles aan om de perfecte kandidaat voor de vacatures van je klanten te vinden. Helaas hebben niet alle hiring managers dezelfde ervaring met recruiten. Het kan daarom een uitdaging zijn om inzichtelijk te maken hoe je als recruiter te werk gaat. Hoe laat je precies zien wat het proces van werving tot plaatsing inhoudt? Daar kan Olfertjan Niemeijer goed over meepraten. “Je gooit niet even een CV over de schutting,” zegt Olfertjan.
Verbeterde klantcommunicatie
Transparante rapportages verhogen klanttevredenheid.
Efficiëntere processen
Consultants werken bewuster en effectiever.
Snelle integratie
Soepele implementatie dankzij bestaande OTYS-systeem.
Als ervaren professional in de recruitmentindustrie en eigenaar van Independent Recruiters heeft Olfertjan continu te maken met hiring managers en het optimaliseren van wervingsprocessen. In dit klantverhaal lichten we uit hoe Independent Recruiters hun klanttevredenheid heeft verhoogd met behulp van RecBi en hoe zij nu de bestaande data transparant en helder kunnen communiceren naar de klant. “Mijn consultants zijn zich ook veel bewuster van het compleet maken van het verhaal,” zegt Olfertjan. RecBi heeft met hun oplossing dus bijgedragen aan een nóg efficiëntere werkwijze bij Independent Recruiters.
Verbeterde klantcommunicatie
Hoewel Olfertjan al veel gebruik maakt van automatisering via systemen zoals OTYS, worstelt hij met het goed communiceren van zijn inspanningen naar klanten. Het inzichtelijk maken van de stappen die consultants ondernemen blijft een uitdaging. Dit zorgde voor onduidelijkheden en onderwaardering van de diensten van Independent Recruiters. “Mijn consultants vinden het moeilijk om te laten zien dat ze niemand gevonden hebben. Maar ook dat vind ik juist heel positief. Want in de huidige arbeidsmarkt is het natuurlijk onzinnig om te zeggen dat je elke vacature kan vervullen. Er zijn gewoon gebieden in de markt waar dat heel moeilijk is,” zegt hij.
Olfertjan Niemeijer
Managing Consultant
Voor Olfertjan was het belangrijk om inzicht te kunnen bieden aan hun klanten. Zo wilde hij graag aan de klant laten zien welke stappen de consultants van Independent Recruiters hadden genomen om een specifieke vacature te vullen.
Omdat Independent Recruiters al vertrouwd was met OTYS, was RecBi de aangewezen partij om mee samen te werken. Als officiële partner is RecBi op de hoogte van de mogelijkheden binnen deze software en kon er samen met Independent Recruiters naar een passende oplossing worden gezocht.
Vervolgens heeft RecBi met de bestaande data in OTYS een maatwerk rapportage tool ontwikkeld die de klanten van Independent Recruiters een gedetailleerd overzicht geeft in de status van hun vacatures. Zo kunnen klanten zien hoeveel mensen er zijn benaderd en welke hiervan daadwerkelijk zijn voorgesteld als kandidaat. Daarnaast kunnen klanten ook zien via welke wegen de kandidaten zijn benaderd. Door deze nauwkeurige rapportages kan Independent Recruiters nu transparant communiceren over hun aanpak.
Waardevolle impact op de klantrelaties en interne werkwijze
Olfertjan legt uit dat hij al jaren in gesprek gaat met klanten. Niet alleen over de werkwijze en inspanningen, maar zelf soms ook een rapportage samenstelde voor zijn klanten. “Dat hoeft niet meer, want daar hebben we nu RecBi voor,” zegt hij. De nieuwe rapportages hebben niet alleen de klantcommunicatie verbeterd, maar ook bijgedragen aan de optimalisatie van de interne processen binnen Independent Recruiters. Consultants zijn zich bewuster van hun acties en kunnen deze nu beter onderbouwen. Dit leidt tot een hogere kwaliteit van dienstverlening en een efficiëntere werkwijze.
De oplossing die RecBi heeft ontwikkeld, maakt het ook mogelijk om eventuele knelpunten in het recruitmentproces te identificeren. ls een vacature bijvoorbeeld moeilijk vervulbaar, dan kunnen klanten inzicht krijgen in de mogelijke oorzaken hiervan. Deze oorzaken kunnen liggen bij het niet bieden van marktconforme salarissen of dat kandidaten pas na drie weken worden uitgenodigd op een sollicitatiegesprek. Tijdens deze wachttijd kan het zijn dat een kandidaat al een andere baan heeft gevonden. Olfertjan legt uit dat hij zijn klanten nu een stuk beter kan informeren over de status van een vacature. “De rapportage die RecBi heeft gebouwd, haalt data uit OTYS en zorgt ervoor dat we onze klanten veel beter kunnen informeren dan daarvoor.”
Het identificeren van knelpunten stelt Independent Recruiters in staat om vroegtijdig bij te sturen. Consultants kunnen verantwoorden en onderbouwen waarom er in zo’n situatie geen geschikte kandidaat is gevonden en het gesprek met hun klant aangaan over de vervolgstappen.
Bekendheid met OTYS zorgde voor een snelle implementatie
In de ontwikkelfase is Olfertjan met RecBi in gesprek geweest over welke aspecten hij graag inzichtelijk wil. “RecBi heeft een voorbeeldrapportage gebouwd om aan te geven hoe de oplossing eruit zou komen te zien,” zegt Olfertjan. Als vervolgstap heeft RecBi deze koppeling in OTYS gebouwd om de benodigde data daadwerkelijk op te halen en stond de oplossing vliegensvlug live.
Volgens Olfertjan verliep de samenwerking met RecBi erg soepel. “Independent Recruiters was al enige tijd bekend met OTYS en dankzij het eerdere gebruik met de software was het voor de organisatie niet nodig om hun werkwijze daarmee aan te passen,” zegt hij. RecBi zorgde ervoor dat de data uit OTYS op een overzichtelijke manier ontsloten werd in de opgeleverde rapportages. Dit vereenvoudigde de implementatie en zorgde voor een snelle overname door het team.
Brochure Download onze brochure
Wil je meer weten over hoe RecBi jou kan helpen met Cloud Dashboards?
Download dan nu onze brochure.
